Архив организации регламентируем работу с архивными документами Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве. Локальные нормативные акты, регламентирующие работу архива организации, создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в вопросах упорядочения архивных документов организации, обеспечения их сохранности и использования. Инструкция По Хранениюдокументов В Архиве' title='Инструкция По Хранениюдокументов В Архиве' />Сориентироваться  в данном комплексе официальных документов нам поможет к. ИАИ РГГУ Е. М. Бурова. В соответствии с существующими нормами в сфере архивного дела организация разрабатывает и утверждает свои локальные акты, направленные на регламентацию порядка работы с архивными документами в делопроизводстве и архиве или архивохранилище. Четкое выполнение требований инструкций и положений позволяет эффективно решать задачи по упорядочению архивных документов, обеспечению их сохранности и использования. Симс 3 Ходунки. В базовый комплект входят инструкция по делопроизводству положение об архиве положение о службе ДОУ, если при ней создано архивохранилище, положение об архивной службе или регламент по работе с архивными документами должностные инструкции инструкция по охране труда для архивиста приказ о составе экспертной комиссии положение об экспертной комиссии положения, инструкции и другие документы, устанавливающие отдельные виды работ или разовые мероприятия с архивными документами. Следует иметь ввиду, что изобретать велосипед не придется ряд документов инструкция по делопроизводству, положение об архиве, положение об экспертной комиссии и др. Всероссийским научно исследовательским институтом документоведения и архивного дела ВНИИДАД. Эти документы доступны для скачивания из Интернета. Инструкция по делопроизводству. В первую очередь в организациях должна быть разработана и утверждена Инструкция по делопроизводству. Данный документ регламентирует порядок работы с документами, в том числе определяет правила оперативного хранения документов, устанавливая границу между документом и архивным документом. Иногда, часто при отсутствии архива в организации, тематические разделы Инструкции по делопроизводству дополняются положениями, регулирующими архивное хранение документов. Но для этих сюжетов лучше подходит Положение об архиве работе с архивными документами. Положение об архиве Разрабатывая Положение об архиве архивной службе, работе с архивными документами организации, можно взять за основу Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия утверждено приказом Роскомархива от 1. Если в организации нет архива, а только архивохранилище, то основные направления его деятельности отражаются в Положении о структурном подразделении, в составе которого оно создано, но во всех случаях целесообразно разрабатывать Положение об архивной службе, работе с архивными документами и т. Итак, Положение об архиве определяет порядок образования архива, его функциональные задачи с учетом специфики деятельности организации и специфики создаваемой ею документации, а также права, обязанности и ответственность работников архива. В Основных правилах работы архивов организаций сказано, что в зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы ДОУ как раз чаще всего в форме архивохранилища. Виды создаваемых архивов зависят от компетенций и функций самой организации. Электронный архив документов это система хранения документов в электронном виде. Существует два подхода к хранению документов в базе данных. Хранение, сдача в архив и уничтожение бухгалтерских документов организации. Инструкция определяет процедуры подготовки и оформления к последующему хранению документов, образующихся в деятельности мирового судьи. Например, в акционерных обществах, где есть головная организация и ее дочерние предприятия, для хранения архивных фондов иногда создаются объединенные архивы. В данном случае, несмотря на то, что организация и дочки являются самостоятельными юридическими лицами, но между ними имеются соподчиненность, единая сфера деятельности и единство выполняемых задач, экономически выгодно создавать один объединенный архив. Самым распространенным явлением остается создание архива организации, который может быть архивом одного вида документов управленческой документации, научно техническим архивом, архивом электронных документов и т. Иногда в организации создают единый архив, который хранит и управленческую, и научно техническую документацию, и документы на электронных носителях. Также встречается такое сочетание архив хранит научно техническую документацию, а управленческая документация хранится в структурных подразделениях. Таким образом, принимая решение о создании архива, в первую очередь мы определяем, какой документальный комплекс у нас есть или что мы собираемся хранить в архиве. В зависимости от этого заполняется первый раздел Положения об архиве, определяющий статус и вид архива, его назначение. Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией. Сектор по хранению документов. Хранение документов Инструкция для бухгалтера. Хранение документов в архиве, организация архивного хранения документов. Кроме того, в должностные инструкции некоторых других работников. Во втором разделе указывается от кого и какие документы подлежат передаче в архив. Основными источниками поступления документов в архив источниками комплектования являются структурные подразделения организации и, крайне редко, другие организации и физические лица. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций структурные подразделения передают в архив документы со сроками хранения постоянно и свыше 1. Однако организация имеет право понизить границу между делопроизводственным и архивным хранением документов и установить, что документы со сроком хранения, например, 5 лет также подлежат передаче на архивное хранение. Итак, каковы задачи и функции архива, и в каких условиях должны храниться. Целесообразно также составить должностную инструкцию, указав. Инструкция По Хранениюдокументов В Архиве' title='Инструкция По Хранениюдокументов В Архиве' />В последнее время это стало очень распространенным явлением, т. В этой ситуации в структурных подразделениях на хранение остаются лишь документы со сроками хранения один и три года. Не запрещено при повышенной ответственности за сохранность документов или при отсутствии достаточного места в подразделениях для хранения документов устанавливать границу на уровне 1 года. В такой ситуации все законченные делопроизводством документы со сроками хранения 1 г., 3 г., 5 л. Конечно, при понижении границы между делопроизводственным и архивным хранением в организации обеспечивается лучшая сохранность документов, но при этом соответственно возрастает объем работ по их описанию, ибо все документы передаются в архив только по описям, составленным структурными подразделениями. Установленная граница между делопроизводственным и архивным хранением документов обязательно прописывается в Инструкции по делопроизводству и в Положении об архиве. В третьем разделе указываются основные задачи и функции архива архивной службы. Формулировки можно взять из Основных правил работы архивов организаций. К основным задачам относятся принятие документов на хранение от структурных подразделений комплектование в соответствии видовой принадлежностью документов и сроками хранения, определенными в первом и втором разделах данного положения учет и обеспечение сохранности документов в архиве или архивохранилище создание и ведение справочно поисковых средств к архивным документам описи, картотеки, каталоги, историческая справка, базы данных и т. Среди функций архива архивной службы наряду с функциями, непосредственно вытекающими из вышеперечисленных задач, есть и такие, которые непосредственно ориентированы на службу документационного обеспечения управления, но опосредованно влияют на качество, передаваемых на хранение материалов. Имеются в виду проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях работа по составлению номенклатуры дел организации участие в разработке нормативных и методических документов не только по архивному делу, но и ДОУ. В четвертом разделе Положения об архиве прописываются права работников архива архивной службы возможность требовать от структурных подразделений своевременной передачи документов в архив архивохранилище, при этом в упорядоченном состоянии и обязательно по описи контролировать выполнение работы с документами в структурных подразделениях.